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Papierloses Büro

„Der PC ist der größte Baumkiller seit Erfindung der Axt''
(Steve Blanc von Pacific Gas and Electric zitiert)

Wurden 1970 in Deutschland noch 126 kg Papier pro Jahr und Kopf verbraucht, sind es heute 232 kg, also fast doppelt so viel. Die Zeitschrift „Öko-Test'' rechnete aus: „Wenn jeder Chinese den Papierverbrauch eines Deutschen hätte, kein Baum mehr auf der Erde stünde."

Papier oder Bildschirm?

• 53% der befragten Sekretärinnen lesen Informationen am liebsten auf Papier, 39% am Bildschirm.

Auch bei der Weitergabe von Informationen spielt Papier nach wie vor die Hauptrolle.

• 51% geben Informationen am liebsten per Notizzettel weiter,
• 24% telefonisch,
• 16% per Email,
• zwei Prozent per SMS
• und 1 Prozent per Diktiergerät.

Aber auch die "Chefs" wollen auf Papier nicht verzichten: Mehr als die Hälfte (52%) lassen sich nach Angaben der Sekretärinnen ihre Emails auf Papier ausdrucken, immerhin schon 48 Prozent lesen Emails direkt vom Bildschirm. Konventionelle Büros bestehen aus vielen Schränken gefüllt mit Aktenordnern. Die digitale Welt steht zwar in Form von Computern herum, aber weil man von Backups und Datensicherung keine Ahnung hat, wird dieser digitalen Welt mißtraut.

Dieses Mißtrauen führt dazu, dass alles, was eigentlich schön digital am Computer als Daten vorhanden ist, nochmals auf Papier ausgedruckt wird? Muss das denn sein? Bei Desktop Computern ist das noch schlimmer, denn diese sind ja fest am Boden „angeschraubt" und somit kann das „Papier" im PC nicht mitgenommen werden. Da fragt man den Drucker: „Tippe mir doch mal die 25 Seiten schnell für den Kunden ‚Mayer’ ab..." und der macht das natürlich. Wenn nun ein Notebook zur Verfügung stünde? .. Wäre etwas anders, oder geht es dann in die andere Richtung? Hat der Vertreter oder der Geschäftspartner dann gar keine Unterlagen in Form von Akten oder Heften mit? Leute, die ganz auf „Nummer Sicher" gehen, die schleppen zum Notebook noch die Akten mit, denn es könnte doch sein, dass der Ansprechpartner etwas in Händen haben möchte. Oder hat der ein Notebook?... schnell noch eine Email raus und nachgefragt, ob da denn ein Drucker steht, wo man so dringend seine Unterlagen ausdrucken muss. Zur Sicherheit könnte der „Notebookbesitzer" diese Email noch ausdrucken, als Beweis sozusagen.

Die Fachhochschule Berlin ermittelte in einer Studie, dass das Wiederauffinden eines einzigen Dokuments im Büro dem Unternehmen durchschnittlich umgerechnet 1,92 € kostet. Pro Jahr geben deutsche Unternehmen rund 100 Milliarden € für Ablage, Verwaltung und Rückgriff auf bereits erzeugte Dokumente aus. (Lt. Unternehmermagazin "Impulse" April 2001)

Kostenvergleich:
Wie sehr sich ein papierloses Büro lohnen kann, zeigt ansatzweise die folgende Aufstellung:

Personal- Möbel- und Raumkosten wurden ebenso nicht berücksichtigt wie die Kosten für den PC und die Software. Auch sollten die Daten auf CDs / DVDs und Festplatten spätestens nach 6-7 Jahren erneut kopiert werden, da die Datenträger möglicherweise ihre Speicherfähigkeit verlieren. Die oben erstellte Liste sollte jedem zu denken geben...
Nun ein paar Tipps, um doch noch an das „papierlose Büro" heranzukommen:

Vorteile durch richtige Monitoreinstellungen:
Kann es auch sein, dass die alten Monitore einfach zu klein sind, und die „Flimmerkisten" die Augen so brennen lassen. Oder ist die Auflösung so stark auf klein eingestellt, dass man ein Vergrößerungsglas zur Hieroglyphen-Entzifferung braucht?

Die richtige Bildschirmauflösung und die möglichst schnelle Wiederholfrequenz sollte schon aus Gesundheitsgründen richtig eingestellt sein. Die richtige Bildschirmdiagonale tut sein weiteres für ein „gesundes" Lesen.
17" sollten es schon sein und die Auflösung auf 1024x768 Pixel bei einer Mindestwiederholfrequenz von 70Hz sind die Empfehlungen, bzw. die Standards, die sich etabliert haben. Man sollte auch auf die großen Buchstaben achten. Diese können auch bei den Bildschirmeinstellungen verändert werden. So nun noch die richtige „Ansicht" in „Word" oder einem anderen Programm, eine gute „Mausführung" und schon macht das Lesen am PC so richtig Freude.

Ein Einkaufstipp:
Es gibt Flachbildschirme, die sich um 90º Grad drehen lassen - was passiert dann? Den Kopf schräg halten - nein. Dadurch kann per Software das Programm auch um 90º Grad gedreht werden und dann paßt z.B. eine DIN A4-Seite in Originalgröße auf den Monitor. Somit ist es so als ob das Dokument in Händen gehalten wird. Das ist auf jeden Fall eine Erleichterung.

Die richtige Sitzposition: Es ist wohl für jedermann bekannt, dass Rückenschmerzen oft von der falschen Sitzhaltung im Büro zurückzuführen sind. Auf ein paar einfach zu merkende Dinge darf man achten:

• Der Stuhl sollte so hoch eingestellt sein dass die Unterschenkel im rechten Winkel zu den Oberschenkeln sind.
• Die Rückenlehne sollte den Rücken unterstützen, aber nicht zu steil stehen. Evtl. nimmt man auch einen Sitzkeil als Unterlage.
• Der Monitor in Augenhöhe so dass der Kopf gerade gehalten werden kann.

Das ist dann schon die „halbe Miete“. Bequem eben, oder aber man benützt zeitweise einen Medizinball, um die Bewegung der Wirbelsäule und deren Muskulatur zu unterstützen.

Software: z.B. Fax
Wie wird denn z. B. ein Telefax bei Ihnen versandt? Zuerst ausgedruckt, dann in das Fax manuell eingelegt, die Nummer gewählt... belegt! Von vorne wählen... wieder belegt. Das kann ganz schön nerven. Wenn das dann wenigstens nur ein Fax am Tag ist? Aber wie ist’s denn bei 100 oder gar 1000 Seiten?

Kurz um, es gibt eine PC-Lösung, sogar eine sehr einfache:
Die richtige Software ermöglicht direkt von der Textverarbeitung aus zu faxen. Als einzelnes, oder als Serienfax. Das geht so problemlos, dass auch ein guter Handwerker, der seinen Kugelschreiber lieber hat als den PC von nun an, an seinem Computer sitzt und Serienfaxe verschickt. Wie das geht?

• Ein PC mit ISDN-Anschluß (eine ISDN-Karte wird vom Fachmann in den PC eingebaut.)
• Die Faxsoftware ist meistens schon mit integriert, die auch installiert werden muß
• Eine Adressverwaltung, in der alle Adressen und Kontaktinformationen enthalten sind, wird auch für den Serienbrieffunktion benötigt.
• Der "Faxdrucker" ist im PC als ISDN-Karte, der die Verbindung dann selber aufbaut und das Dokument mitverschickt.

Das ist natürlich nur eine einfache Lösung. Es gibt dies natürlich auch noch komfortabler:
Eine serverunterstützte Variante für mehrere Arbeitsplätze. Hierbei wird ein Faxserver installiert, der alle Arbeitsplätze, die Telefaxe verschicken, überwacht. Es kann ihm auch gesagt werden, dass er heute Nacht um 2 Uhr die Faxe schicken soll, denn er macht zu jeder Zeit Überstunden – Aktive ISDN Serverlösungen können auch mehrere Leitungen verwalten, also ersetzt diese unter Umständen gleich mehrere Faxgeräte und zugleich die Zeit der Sekretärinnen, die dauernd die Wahlwiederholtaste drücken müssen. Der Fehlerbericht kommt folglich als Email im Posteingang... noch Fragen?

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